Zorg om de procedures

Om de voortdurend toenemende hoeveelheid werk aan te kunnen, maar ook onder druk van bezuinigingen, is het CBS regelmatig gemoderniseerd. De minister stuurde in 1937 een reorganisatieteam naar het CBS om de werkprocessen in kaart te brengen en te zien waar geld te halen was. Een ingrijpender reorganisatie vond plaats in 1948.

In 1937 is de CBS-organisatie door twee heren van de PTT doorgelicht om na te gaan of door een efficiëntere werkwijze bezuinigingen mogelijk waren. Daarachter stak een formeel verzoek van de minister van Handel, Nijverheid en Scheepvaart die minder geld beschikbaar had voor de statistiek.

Fasen van het proces

De twee heren waren P.J. van Kesteren en T.J. Addens van het Psychotechnisch Laboratorium van de PTT. Zij onderzochten de bedrijfsprocessen op alle afdelingen van het CBS. Zij brachten ook de lange weg in kaart die de formulieren en kaarten van de handelsstatistiek aflegden langs de kamers van de afdeling en die het productieproces in al zijn fasen liet zien. Vanaf de centraal gelegen hoofdtrap ging het materiaal eerst naar de bodekamer, dan naar de ontvangkamer, vervolgens naar de roosterkamer, de vercijferkamer, de ponskamer, de sorteerkamer, de telkamer, langs de ontvangkamer naar de machinekamer (rekenzaal), de kopijkamer, en ten slotte naar de binnenplaats waar het de afdeling afging.
Dankzij het inzicht in de werkprocessen en de materiaalstromen konden criteria worden geformu-leerd om vast te stellen of en wanneer mechanisatie zinvol was. Dat was de verwerking met pons-kaarten bijvoorbeeld als de gegevens minstens drie keer gesorteerd en geteld moesten worden. Van Kesteren en Addens adviseerden de ponskaartverwerking te centraliseren tot een aparte afdeling Machinale bewerking. En zo gebeurde het in 1941. De ponskamer, de machinezaal en de kopijkamer werden samengevoegd in een nieuwe afdeling. Bezuinigd kon er volgens hen worden op de lonen van de ponstypistes en de vrouwen die de sortergrafen bedienden.

De order-enveloppe

Na de oorlog heeft Idenburg de organisatiedeskundige ir. E. Hijmans gevraagd voor een nieuw organisatieadvies. Idenburg vond dat de werkmethoden bij het CBS geen gelijke tred hadden gehouden met de groei van het bureau: ‘Herhaaldelijk heb ik bij een vraag omtrent de doeltreffendheid van een bepaald procédé ten antwoord ontvangen, dat deze werkwijze altijd zóó was gevolgd. Een helemaal bevredigend bescheid is dat natuurlijk niet!’, schreef hij. Het paste bij een bureau dat de maatschappelijke ontwikkeling van dichtbij wilde volgen, dat het zich ’met buigzaamheid en bewegelijkheid’ aan nieuwe behoeften aanpaste. Los daarvan moest verspilling van materiaal en arbeidskracht voorkomen worden.
Hijmans maakte in 1948 voor het CBS een veel dwingender rapport dan de heren van de PTT tien jaar eerder hadden gedaan. Hij stelde een functionele splitsing van de statistische afdelingen voor in een wetenschappelijk bureau en een uitvoerend bureau. Algemene taken moesten ondergebracht worden bij een centrale afdeling. De mechanische bewerkingen die het statistische materiaal ondergingen werden minutieus geregeld met de zogeheten order-enveloppe. Daarin stond het routeschema van de te gebruiken machines en de te verrichten handelingen met vermelding van de tijden die deze handelingen mochten kosten.
Een deel van het machinepark werd vervangen, de bedrijfsvoering gestroomlijnd. Er kwamen nieuwe sorteer-, tabelleer-, reproduceer- en totaalkaartenmachines en enkele collators – machines die stapels gesorteerde kaarten samenvoegden. Handpons- en handrekenmachines werden vervangen door elektrische machines. De prestaties van de ponstypistes werden nauwgezet bijgehouden. Er kwamen opleidingen voor jongeren die met de pons- en tabelleermachines gingen werken en bureaus voor planning en werkvoorbereiding. Al het werk werd vervat in planningsschema’s: een centrale planning voor het hele bureau, planningen voor de afdelingen en voor de afzonderlijke statistieken. Planningen werden bijgesteld bij voortgangscontroles. Nieuw waren ook de werkinstructies. Daarin stond bijvoorbeeld hoe lang een bepaalde handeling mocht duren, hoeveel ponskaarten er verwerkt moesten worden en wanneer de werkzaamheden moesten beginnen en eindigen. Dat werd later gecheckt met de werkelijke tijdbesteding. Omstreeks 1950 bestonden er meer dan tweeduizend van dergelijke werkinstructies.
Met de gegevens van het nieuwe tijdschrijven konden de prestaties van de medewerkers worden gevolgd en de kosten berekend. Sjouwers brachten de kaarten van het magazijn naar de machines, en weer terug. Dankzij de werkinstructies weten we dat in 1950 de dertig medewerkers van het tel- en rekenbureau van de afdeling Mechanische bewerking 50 miljoen getallen hadden verwerkt en 200 kilometer telrol hadden gebruikt.

Eenvoudig telwerk voor de jeugd

Het CBS startte ook met een intern bureau Organisatie en Efficiency. Als adviseur werd het Amster-damse adviesbureau Starreveld en Van de Bunt ingeschakeld. Een van de eerste adviezen was de instelling van een tel- en rekenbureau voor ‘massaal eenvoudig werk’, dat uitsluitend zou werken met jongeren van 14 en 15 jaar, zogeheten pupillen. Nog hetzelfde jaar kwamen 23 jongeren in dienst bij het telbureau op een contract van twee jaar. Een psychotechnisch bureau deed de selectie, instructeurs van buiten het bureau zijn ingeschakeld om de jongeren specifiek te trainen voor het bedienen van de tel- en rekenmachines. Een sociaal werkster begeleidde de jongeren en hield contact met de opleiders en de ouders. Door lezingen en excursies te organiseren werd gewerkt aan de maatschappelijke vorming van de jonge collega’s. Omdat het werk waarschijnlijk weinig bevrediging zou schenken, mochten de pupillen er niet te lang mee bezig zijn. Zij zijn daarom intensief geschoold zodat ze konden doorstromen naar ander werk binnen het bureau, naar een andere Rijksdienst of naar een baan buiten de overheid.

Monotoon werk

De reorganisatie zou het CBS veel pijn doen. Het gedwongen ontslag van 129 mensen in 1948 was het directe resultaat van de reorganisatie-opdracht en een bezuiniging van de regering. Het was Idenburg op dat moment ook allemaal wat teveel. Hij zag personeel verdwijnen, maar geen werk. ‘Ik krijg, natuurlijk oppervlakkig gezien, de indruk dat er een stuk intelligentsia is weggeorganiseerd. En dat kan ik beslist niet hebben!’, schreef hij aan Hijmans. ‘Wie moeten nu eigenlijk die stroom van inlichtingen opvangen die geregeld door de 2de afdeling verstrekt moeten worden, wie moeten die besprekingen met de Prijsbeheersing, de Ministeries, Rijksbureau’s, enz. voeren? In het huidige tijdsgewricht kan ik geen ongelukken bij de 2de afdeling velen, nu economische en sociale problemen in het centrum van de belangstelling staan.’
De bezuinigingen en reorganisatieperikelen hadden bovendien de sjeu er bij de medewerkers wel een beetje afgehaald. De te verrichten arbeid ‘heeft een zo monotoon karakter en laat de werker zo weinig speelruimte om iets van zich zelf in het werk te leggen, dat een redelijke identificatie met het werk niet meer kan worden verwacht en de werkers in hun werk niets meer weten te beleven.’

1940 - 1960 Curiosa uit Ce-bu-sta Nieuws (1950)