Succesvolle producten leveren met Scrum

/ Auteur: Masja de Ree
CBS werkt bij IT-projecten sinds 2013 met Scrum. Met deze werkwijze kan in teamverband op een effectieve, flexibele manier software worden ontwikkeld. Het levert succesvolle producten op, binnen het budget en op tijd. Een goed voorbeeld is de nieuwe website van CBS. Die is aan de hand van de Scrum-werkwijze  tot stand gekomen. Om de werkwijze verder te kunnen ontwikkelen, legde CBS contact met vijf andere organisaties die werken met Scrum. Dat leverde goede resultaten op. 

Enthousiasme

Hoe werkt Scrum binnen CBS in vergelijking met andere organisaties? Wat kunnen we nog meer met Scrum en hoe los je knelpunten op? Op die vragen zocht CBS antwoord. ‘We hebben Scrum in de afgelopen lopen jaren op een natuurlijke wijze geïntroduceerd. Vóór we nu verder gaan, willen we weten waar we staan’, legt Piet van Dosselaar uit. Hij is hoofd projectmanagementservices van CBS. CBS ging op bezoek bij het Centraal Administratie Kantoor (CAK), DNB, ABN Amro, Eneco en Vektis. Van Dosselaar: ‘Vijf organisaties die in grote mate van elkaar verschillen. Maar bij alle gesprekken was er direct een klik. We vonden overal hetzelfde enthousiasme en konden meteen de diepte in. Ik heb dat als heel positief ervaren.’

Continu verbeteren

CBS heeft Scrum ingevoerd om meer grip te krijgen op IT-projecten, om beter in te spelen op de wensen van de interne klant en om efficiënter om te gaan met financiële middelen. Van Dosselaar: ‘We willen onszelf en onze producten continu verbeteren. Scrum past daarbij.’ Op basis van de vijf gesprekken met externe organisaties concludeert CBS dat de operationele uitvoering van Scrum binnen de eigen organisatie goed verloopt. De mate waarin de teams zelfsturend zijn, kan echter nog beter. Van Dosselaar: ‘We gaan onder andere de teams technisch beter faciliteren zodat ze sneller kunnen werken en testen. Dat is één van de tips die we kregen van Eneco en ABN AMRO.’

‘We zijn van plan onze best practices te blijven delen met andere organisaties’

Reflectie en dialoog

Bij Eneco is in 2015 een groot transformatietraject gestart. De hele IT-afdeling is opgedeeld in negentien Scrum-teams. Iedereen heeft een training gevolgd en er zijn coaches die collega’s helpen om zich de Scrummethode eigen te maken. De héle afdeling werkt dus volgens de principes van Scrum. Joost de Graaff, transformatiemanager IT-afdeling Eneco: ‘Voor Eneco is het heel belangrijk om goed in te kunnen spelen op de snelle ontwikkelingen in de markt, om flexibel en wendbaar te zijn. Dat lukt met Scrum.’ De bijeenkomst met CBS was interessant, aldus De Graaff. ‘We wisselen vaker ervaringen uit met andere organisaties. Het is leerzaam om te zien dat de zaken waar wij tegen aan lopen ook bij anderen spelen.’ Van Dosselaar: ‘Heel interessant vonden wij de manier waarop Eneco gebruik maakt van het maturity-model. Zowel het team als de opdrachtgevers binnen de organisatie geven daarbij steeds een rapportcijfer over het proces. Dit triggert de reflectie binnen het team en het bevordert de dialoog met de opdrachtgever. Daar kan CBS zeker van leren.’

Van klassieke organisatie naar Scrum

Om Scrum tot in de kern van de organisatie door te voeren, is het nodig de projectomgeving anders in te richten waardoor kortere en krachtigere projecten ontstaan. Van Dosselaar: ‘We gaan nu onderzoeken of zo’n aanpak bij CBS past. Een commerciële organisatie werkt natuurlijk anders dan een overheidsinstelling. Wij kunnen niet zomaar een statistiek afstoten als dat bedrijfstechnisch goed zou uitkomen. Wat dat betreft lijken wij het meest op DNB.’ Fiona Bakker, IT-manager bij DNB, en verantwoordelijk voor een aantal Scrum-teams, erkent dat. ‘We zijn vergelijkbare organisaties, met dezelfde problematiek. Het afgelopen jaar hebben we Scrum een boost gegeven door de verbinding te zoeken met afdelingen buiten ICT. Maar de transformatie gaat stap voor stap. Om met Scrum te gaan werken, moet je vanuit de teams gaan denken.’ Ook de vraag hoe je omgaat met de rol van projectleider is voor zowel CBS als DNB actueel. Bakker: ‘Een projectleider hoort bij een klassieke organisatiestructuur. Dat verander je niet van de ene op de andere dag.’

Nieuwe manier van werken

CBS gaat dus verder met Scrum. ‘De rol van de projectleider bij IT-projecten is aan verandering onderhevig. Daarom zijn we van plan onze best practices te blijven delen met andere organisaties’, aldus Van Dosselaar. Bakker van DNB: ‘Regelmatige uitwisseling is een mooie stap waar we continuïteit aan willen geven, want ik ben ervan overtuigd dat Scrum de nieuwe manier van werken wordt. Over tien jaar weten we niet beter!’

Wat is Scrum?

Scrum is een flexibele manier om softwareproducten te maken. Er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte sprints, met een vaste lengte van 1 tot 4 weken, werkende softwareproducten opleveren. Scrum is een term die afkomstig is uit de rugbysport. Bij een scrum probeert een team samen een doel te bereiken en de wedstrijd te winnen. Samenwerking is heel belangrijk en men moet snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Scrum wordt vaak gebruikt bij producten waarvan de klant of gebruiker nog niet goed weet wat hij wil en waarbij men al doende leert om de eisen en wensen beter te beschrijven en in bruikbare producten om te zetten. Scrum heeft ook de flexibiliteit om met laat wijzigende eisen en wensen om te gaan. Scrum valt onder de Agile-softwareontwikkeling. 

Relevante links