Datalevering door bedrijven eenvoudiger met boekhoudstandaard RGS
Ontwikkelen RGS
Het RGS is een hulpmiddel dat bedrijven kunnen gebruiken om hun eigen grootboekschema te standaardiseren. Robert Nieuwenhuijs, projectmanager bij het CBS: ‘Ieder bedrijf mag zijn administratie op eigen wijze voeren. Je kiest zelf welk grootboeknummer je een bepaalde kostenpost in je administratie geeft. Het koppelen van de administratie aan standaardcodes heeft echter veel voordelen: het maakt het gemakkelijker om snel informatie uit te wisselen, het voorkomt interpretatieverschillen en het maakt een vergelijking met cijfers van soortgelijke bedrijven gemakkelijker. Daarom hebben boekhoud- en accountantsorganisaties, softwareontwikkelaars én de overheid een aantal jaar geleden het initiatief genomen om het RGS te ontwikkelen.’ Sinds dit jaar kunnen bedrijven van drie branches – de horeca, de detailhandel en de accountantsbranche – het RGS gebruiken bij het invullen van de CBS-enquête voor de productiestatistiek. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties droeg bij in de kosten.Minder moeite, betere data
Het CBS vraagt bedrijven via verplichte enquêtes regelmatig naar bedrijfsgegevens. Die zijn nodig om statistieken te kunnen maken. Nieuwenhuijs: ‘Wij willen daarbij graag gebruik maken van het feit dat bijna alle administraties tegenwoordig digitaal zijn. Als bedrijven met het RGS werken, behouden zij hun eigen administratie en grootboek. Het RGS zorgt voor een vertaling. Hiervoor moet de functie eenmalig in het boekhoudprogramma geactiveerd en gekoppeld worden aan de administratie.’Als bedrijven het RGS eenmaal gebruiken, wordt het gemakkelijker om gegevens aan het CBS aan te leveren. Een link in het digitale formulier zorgt ervoor dat financiële gegevens automatisch ingevuld worden. Het bedrijf controleert de gegevens, vult de niet-financiële gegevens aan en verstuurt vervolgens de gegevens naar het CBS. Nieuwenhuijs: ‘Dit scheelt opzoekwerk. We zijn dit jaar in april gestart met de productiestatistiek. Dit was een grote stap voor het CBS, want er was veel voorbereiding nodig en samenwerking tussen de inhoudelijke afdelingen, IT en de afdeling dataverzameling.’
Technologie in ontwikkeling
Ongeveer 1 op de 4 bedrijven in Nederland maakt inmiddels gebruik van het RGS en het CBS hoopt dat dat aantal toeneemt. ‘Hoe meer bedrijven het gebruiken, hoe meer toepassingen er zullen komen, en andersom. Het CBS zet nu een belangrijke stap door het gebruik van RGS voor de productiestatistiek stapsgewijs verder uit te breiden naar alle branches die voor de productiestatistiek worden benaderd.’ Bij de volgende ronde in 2022 gaat het CBS de werking van de RGS-oplossing nog beter uitleggen. ‘We willen de bekendheid vergroten en onderzoeken ook technieken, zoals de inzet van API’s (application programming interface, red.), om het verder gemakkelijker te maken. Nu zijn nog verschillende stappen nodig om de cijfers vanuit een bedrijfsadministratie bij ons te krijgen. Straks kan dat hopelijk letterlijk met een druk op de knop’, aldus Nieuwenhuijs.‘We pleiten voor tweerichtingsverkeer: het CBS vraagt uit, maar het bedrijf krijgt ook wat terug’
Snelweg met tweerichtingsverkeer
Mul is blij met de ontwikkelingen: ‘Wij steunen sterk de samenwerking tussen overheid en bedrijven om een digitale snelweg aan te leggen voor financiële gegevens. We pleiten daarbij voor tweerichtingsverkeer: het CBS vraagt uit, maar het bedrijf krijgt ook wat terug. Wat zou het fijn zijn als bedrijven zichzelf op regionaal niveau kunnen vergelijken met geanonimiseerde concurrenten in dezelfde branche. Het RGS maakt dergelijke vergelijkingen tussen bedrijven veel gemakkelijker omdat de grootboekcodes gestandaardiseerd worden. Voor het CBS is dit een kans om iets terug te doen op micro-economisch niveau. Ik zie het CBS graag als de Rijkswaterstaat van de digitale snelweg voor financieel verkeer.’Collectieve baten
Op dit moment heeft nog maar een klein percentage van de bedrijven gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de enquête voor de productiestatistiek in te vullen met behulp van het RGS. Mul: ‘Meestal wordt zo’n enquête ingevuld door de accountant of het administratiekantoor van het bedrijf. Daar moeten we ons in de communicatie meer op richten. Wat mij betreft trekken de NBA, NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen), SRA (Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-Administratieconsulenten) en het CBS daarbij samen op. Let wel: de baten van het gebruik van het RGS, standaardisering en vergelijkbare cijfers, liggen op collectief niveau. Dat maakt de overstap lastig. Positief is dat de softwarebedrijven die boekhoudsoftware ontwikkelen inmiddels om zijn. De mogelijkheid om het RGS te activeren is er dus. De volgende stap is dat de bedrijven, of degenen die de administratie voor hen doen, de koppeling maken.’Verhoging van kwaliteit
De inzet van het RGS past naadloos in de ambitie van het CBS om het bedrijf centraal te stellen, vertelt Hank Hermans, plaatsvervangend hoofddirecteur Economie, Bedrijven en Nationale Rekeningen bij het CBS. ‘Vroeger was de vraag: welke gegevens heeft het CBS nodig om statistieken te maken? Nu draaien we het om: welke gegevens kan het bedrijf ons bieden? Daar sluiten we op aan en de inzet van het RGS is daar onderdeel van. We willen het voor bedrijven steeds gemakkelijker maken. Daarnaast: door met een gestandaardiseerde bron te werken – de grootboekcijfers voorzien van RGS in dit geval – weten wij precies wat we binnenkrijgen. Dat verhoogt de kwaliteit.’ Hermans hoopt op een situatie waarin de grote meerderheid van de bedrijven het RGS gebruikt. ‘Dan kunnen we onze data echt op een andere manier gaan uitvragen en de lastendruk voor bedrijven significant verlagen. Dan wordt het voor het CBS tijd voor een nieuwe strategie bij het verzamelen van data. Daar denken we nu over na.’Relevante links
- Link Deelnemers enquêtes - Referentie GrootboekSchema
- Link Deelnemers enquêtes - Bespaar tijd
- Link privacyregels CBS - Privacy